Die nationalen und europäischen Vergabevorschriften sehen für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen drei verschiedene Verfahren vor, die Vergabearten
Je nachdem, ob es sich um Vergabeverfahren oberhalb oder unterhalb des Schwellenwertes handelt, werden sie unterschiedlich bezeichnet, nämlich als Offenes Verfahren bzw. Öffentliche Ausschreibung, Nichtoffenes Verfahren bzw. Beschränkte Ausschreibung (wobei das Nichtoffene Verfahren zwingend mit, die Beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb möglich ist) sowie Verhandlungsverfahren bzw. Freihändige Vergabe (jeweils mit und ohne Teilnahmewettbewerb möglich).
Inhaltlich stimmen die Vergabeverfahren oberhalb und unterhalb des Schwellenwertes jedoch in wesentlichen Zügen überein.
Ob im jeweiligen Vergabeverfahren nationale oder europäische
Vorschriften angewendet werden, hängt zunächst gemäß § 2 VgV vom
geschätzten Auftragswert (ohne Umsatzsteuer) ab, da die europäischen
Vergaberegelungen erst oberhalb eines bestimmten Schwellenwertes (PDF-Dokument, 209 KB) gelten.
Ausnahmsweise (im Falle des § 100 Abs. 2 GWB) sind trotz Erreichens des Schwellenwertes nationale Vorschriften anzuwenden.
Die Wahl der Vergabeart ist nicht beliebig. Öffentliche Auftraggeber
sind verpflichtet, Aufträge grundsätzlich im Wege des Offenen
Verfahrens bzw. der Öffentlichen Ausschreibung zu vergeben.
Nur ausnahmsweise, beim Vorliegen besonderer in der VOL/A genannter
Voraussetzungen, die auch aktenkundig gemacht werden müssen, darf von
dieser Regel abgewichen werden.
In diesem Fall wird zunächst geprüft, ob ein Nichtoffenes Verfahren bzw. eine Beschränkte Ausschreibung durchgeführt werden kann.
Diese Vergabeart hat jeweils Vorrang vor dem Verhandlungsverfahren bzw. der Freihändigen Vergabe.
Beliebig viele Unternehmen, die in dem geforderten Marktsegment tätig sind, können Angebote abgeben und somit am Wettbewerb teilnehmen. Die Ausschreibungen werden der Öffentlichkeit in speziellen Veröffentlichungsorganen bekannt gemacht.
Kennzeichen dieser Verfahrensart ist, dass die Anzahl der Bieter durch eine Vorauswahl der Vergabestelle begrenzt ist. Ausgewählte Anbieter werden von der Vergabestelle zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Ein sogenannter Teilnahmewettbewerb dient der Vorauswahl möglicher Bieter. Die geplante Auftragsvergabe wird öffentlich bekannt gegeben, alle interessierten Unternehmen können Anträge auf Teilnahme stellen. Die Vergabestelle wählt unter Beachtung der allgemeinen Vergabegrundsätze aus diesen Bewerbern geeignete aus, die dann zur Angabe eines Angebotes aufgefordert werden.
Auch hier fordert die Vergabestelle von sich aus Unternehmen zur Abgabe von Angeboten auf. Dabei ist sie nur begrenzt an formelle Vorschriften gebunden. Sie kann z.B. mit dem Bieter über Inhalt und Preise des Angebotes verhandeln. Auch bei dieser Vergabeart sollte soweit möglich ein Wettbewerb zwischen verschiedenen Bietern stattfinden.
Mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes leitet das Landesamt für innere Verwaltung einem Bieter Unterlagen zu, die in ihrer Gesamtheit als "Vergabeunterlagen" bezeichnet werden.
Diese Vergabeunterlagen beinhalten:
Daraus ergeben sich bestimmte Vertragsinhalte, die man als "Allgemeine Geschäftsbedingungen der Öffentlichen Hand" bezeichnen könnte. Davon abweichende Geschäftsbedingungen der Unternehmen sind in Verträgen mit der Öffentlichen Hand grundsätzlich nicht durchsetzbar.